Novosti pri evidentiranju delovnega časa
20. 11. 2023
Danes je začel veljati prenovljeni Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), ki bolj podrobno odreja beleženje delovnega časa in hrambo evidence o izrabi delovnega časa. Nastal je kot reakcija na številne kršitve v zvezi z goljufivim ali nepravilnim beleženjem delovnega časa in zagotavljanjem počitkov, ki jih je zaznal inšpektorat za delo.
Državni zbor je novelo zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti sprejel 21. aprila, veljati je začela slab mesec kasneje, v praksi pa bo zaživela z današnjim dnem. Zakon, ki je nastajal kar tri leta, saj je pogajanja socialnih partnerjev vmes prekinila epidemija covida-19, prelaga odgovornost za evidentiranje delovnega časa z delavcev na poslovodje in direktorje. Kot je na predstavitvi določb zakona 14. novembra povedal Damjan Mašera, vodja sektorja za delovna razmerja na ministrstvu za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti (MDDSZ), zakon ne uvaja obveznega »štempljanja«, kot strašijo mediji, temveč to nalaga zgolj kršiteljem – delodajalcem, ki zaposlenim npr. ne plačujejo nadur, prirejajo delovni čas, lažno evidentirajo količino opravljenih ur itd.
Delodajalci bodo morali po novem voditi jasne evidence o vseh zaposlenih delavcih, stroških dela, izrabi delovnega časa in oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Vodenje evidenc je obstajalo že prej, vendar teh ni bilo treba voditi podrobno, prav tako ni bil definiran način vodenja. V praksi je to pomenilo, da so lahko delodajalci za zaposlene pavšalno napisali, da delajo vsak dan po osem ur. Zdaj bo treba evidence voditi po dejanskih dogodkih – to je denimo točen prihod in odhod zaposlenih na delo, odhod in prihod z malice itd. V nadaljevanju odgovarjamo na najpogostejša vprašanja, ki nam jih zastavljate v zvezi s spremembami, ki jih prinaša zakon.
Katere podatke mora beležiti delodajalec?
Do sedaj je moral delodajalec beležiti skupno število ur, ki jih je delavec oddelal, in jih dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa. Odslej bo moral beležiti tudi:
- čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
- izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
- opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa. V to so vključene opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo,
- opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času,
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
Za koga delodajalec vodi evidenco?
Delodajalec mora evidenco o izrabi delovnega časa voditi za vsako fizično osebo, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi. Ob tem jo mora voditi tudi za osebe, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi zanj opravljajo delo. To velja tudi za tiste, ki opravljajo samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, a pod pogojem, da jo opravljajo osebno in so vključeni v delovni proces delodajalca oziroma pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca.
Vodenje evidenc je tako obvezno tako za redno zaposlene kot za študente, upokojence, agencijske in pogodbene delavce ter samostojne podjetnike, če ti hodijo delat kamor preostali zaposleni. Delovni čas morajo podrobno beležiti tudi vsi, ki se pri delodajalcu praktično usposabljajo. Izjema so samozaposleni oz. samostojni podjetniki, če ti ne zaposlujejo drugih oseb oz. opravljajo dejavnost samostojno.
Kako bo vodena evidenca pri agencijskem delu in zaposlenih pri zunanjih izvajalcih?
Vodenje evidence je odvisno od primera do primera. Recimo za osebo, zaposleno v čistilnem servisu, ki dela kot čistilec/ka pri uporabniku storitev tako, da večino svojega delovnega časa preživi pri njem, mora evidenco voditi uporabnik storitev in ne agencija. Če delavec dela pri več različnih uporabnikih, mora evidenco voditi čistilni servis. Enako je pri agencijskih delavcih, kjer ima agencija z uporabniki sklenjene dogovore o drugih pravicah in obveznostih (informacije o napotitvi, delovni čas, odmori in počitki itd.).
Kako bo vodena evidenca pri terenskem delu?
Za delavce, ki delajo na terenu, bo veljala enaka ureditev kot za vse druge zaposlene. Delavci lahko na primer s terena sporočijo, kdaj so začeli delati in kdaj končali, v podjetju pa podatke dodajo v evidenco. Podjetje lahko pri tem za svoje terenske delavce vodi drugačne evidence od tistih, ki delajo na drugih oddelkih. Pomembno je, da pri tem med delavci ne razlikuje ali jih diskriminira.
Primer iz prakse: Oseba je zaposlena v elektroenergetskem podjetju in večino dni dela na terenu. Delodajalcu mora vsako jutro in popoldne oz. zvečer sporočiti, kdaj je začela delati in kdaj končala.
Kako bo vodena evidenca pri delu od doma?
Delavec bo moral delodajalcu javiti pričetek in zaključek svojega dela, delodajalec pa bo svoboden pri izbiri načina vodenja in vpisovanja podatkov v evidenco.
Primer iz prakse: Kolektivna podjetniška pogodba oz. interni pravilnik delodajalca osebi omogoča do pet dni dela od doma mesečno. Če zaposleni ne uporabljajo elektronskega informacijskega sistema, mora oseba delodajalcu pisno javiti pričetek in zaključek dela, kadar dela od doma.
Kako bo vodena evidenca pri odmoru oz. malici?
Po novem bo treba evidentirati izrabo in obseg odmora med delovnim časom, pri čemer bo treba beležiti tudi čas začetka in konca izrabe odmora – kot to velja za prihod v službo in odhod iz službe. Način evidentiranja je prepuščen odločitvi posameznega delodajalca. Delodajalec zaposlenih ne more prisiliti v odmor, mora pa delo organizirati tako, da jim odmor omogoči.
Primer iz prakse: Delodajalec se lahko odloči za vnaprej določen čas odmora – recimo pri večizmenskem delu ali delu v proizvodnji. Uvede lahko tudi elektronsko evidentiranje, fizični vpis delavca ali katerikoli drug način. V praksi to pomeni, da na določene dneve odmorov ni treba zabeležiti, če se delavec zanje ni odločil.
Katere izjeme pri vodenju evidence predvideva zakon?
Zakon predvideva izjeme za poslovodne osebe, kadar so te v podjetju zaposlene na podlagi druge pravne osnove, funkcionarje – tudi poslance in ministre. Poslovodna oseba se šteje za delavca samo pod pogojem, da delo opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali v večini uporablja sredstva delodajalca. Enako velja ea visokošolske učitelji, ki pa jim to pravico dodeljuje 14. člen oktobra prenovljenega Zakona o visokem šolstvu (ZVIS-M) in ne ZEPDSV. Zakon navaja še, da se določbe iz te točke uporabljajo tudi za druge zaposlene, ki neposredno sodelujejo pri izvajanju pedagoškega procesa, znanstvenoraziskovalne in umetniške dejavnosti.
Kaj mora delodajalec narediti z evidencami?
Delodajalec je po novem obvezan, da delavca enkrat mesečno pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec, najkasneje pa do konca plačilnega dne. Medtem ima delavec pravico, da od delodajalca enkrat tedensko zahteva pisno seznanitev s podatki iz evidence. Če ima delodajalec že urejeno elektronsko evidenco izrabe delovnega časa, do katere imajo dostop tudi zaposleni, mu zaposlenim ni treba pošiljati izpis iz evidence o izrabi delovnega časa.
Delodajalec mora evidenco o izrabi delovnega časa trajno hraniti na sedežu oziroma kraju opravljanja dela. Tam mora hraniti tudi vso delovnopravno dokumentacijo, na podlagi katere se vpisujejo podatki v evidenco.
Primer iz prakse: Inšpektor za delo ob ogledu gradbišča ugotovi, da delavci delajo dlje od predpisanih osem ur. Če vodja delovišča pri roki nima evidence, lahko inšpektorja takoj obiščeta sedež podjetja in zahtevata vpogled v evidenco izrabe delovnega časa tam.
Ali je elektronsko beleženje delovnega časa po novem obvezno?
Obvezno elektronsko vodenje evidenc je določeno za delodajalce, ki so jim bile izrečene globe zaradi kršitev določb delovnega časa po zakonu o delovnih razmerjih ali zaradi vodenja napačnih oz. neresničnih evidenc v nasprotju z ZEPDSV. Ta obveznost za delodajalca kršitelja traja dve leti, kršitelj pa jo mora vzpostaviti najkasneje po treh mesecih od pravnomočnosti inšpekcijske odločbe.
Lahko pa elektronski način vodenja predlagajo enkrat letno delavci sami. Delodajalec ima za odgovor in opredelitev na voljo 30 dni. Če predlog delavcev zavrne, mora svojo odločitev pisno utemeljiti, o zavrnitvi predloga pa pisno obvestiti tudi Inšpektorat Republike Slovenije za delo, in sicer v 30 dneh od poteka roka za odgovor zaposlenim.
Kako se kaznujejo kršitelji zakona?
Novela zakona določa višje globe, hkrati pa inšpektorje pooblašča, da jih izrekajo v večjem razponu. V znesku od 1500 do 20.000 evrov so za vodenje napačnih evidenc kaznovane večje pravne osebe, njihove odgovorne fizične osebe pa v znesku od 150 do 2000 evrov. Manjši delodajalci, ki zaposlujejo manj kot 10 delavcev, bodo morali za kršitve odšteti od 300 do 8000 evrov, njihove odgovorne fizične osebe pa od 150 do 1200 evrov.
Za prekrške v zvezi z elektronskim načinom vodenja evidence znašajp globe od 3000 do 20.000 evrov za podjetja, ki jim je z upravnim nalogom inšpektorat že izrekel vodenje elektronskih evidenc. Delodajalci, ki inšpektorjem ne bodo predali evidenc delovnega časa svojih zaposlenih, pa bodo lahko kaznovani z globo v višini od 1500 do 20.000 evrov. Do zdaj je Inšpektorat za delo (IRSD) takim subjektom lahko izrekal le sankcijo zaradi oviranja postopka.
Zakaj potrebujemo novelo zakona?
Vršilka dolžnosti glavne inšpektorice Katja Čoh Kragolnik je prenovo zakona utemeljila z izsledki inšpekcijskega nadzora zadnjih nekaj let, ki so pokazali, da veliko delodajalcev prireja evidence o prihodu zaposlenih na delo in odhodu z dela ter njihovih odmorih. Še posebej zaskrbljujoče je bilo stanje na deloviščih, kjer ponekod evidenc sploh niso vodili. Spomnimo na afero Marinblu v Kozini, kjer so delavci v podjetju v lasti družine nekdanjega državnega sekretarja Borisa Šuštarja delali nepretrgoma tudi po 40 ur. Po podatkih ministra za delo Luka Mesca je takih pravnih subjektov oz. podjetij letno od 300 do 800 in prav te želi MDDSZ spodbuditi k spoštovanju delovnopravne zakonodaje.
Nalagam ...