Kaj storiti z elektronskim naslovom delavca, ki zapusti službo, se upokoji ali umre? – Dovoljeni so le nujni in sorazmerni posegi

8. 9. 2020

Spletna rubrika ZSSS svetuje je namenjena odgovorom na najrazličnejša vprašanja, težave, stiske ipd., povezane s svetom dela. Svetujejo sodelavke in sodelavci pravne pomoči Zveze svobodnih sindikatov Slovenije, sprašujete pa lahko tudi vi. Pišite nam (glej spodaj) in pomagali vam bomo.

Kaj storiti z elektronskim naslovom delavca, ki zapusti službo, se upokoji ali umre? Ali lahko elektronsko pošto pregleda delodajalec ali jo preusmeri na drugega delavca?

Vsebina elektronske pošte, tudi službene, velja za osebni podatek zaposlenega. Vsebina komunikacij, podatki o prometu ter lokaciji so zaupni podatki, ki so varovani z Ustavo, Zakonom o varstvu osebnih podatkov in Zakonom o elektronskih komunikacijah. Načeloma so delodajalcem prepovedane vse oblike nadzora, prestrezanja in pregledovanja elektronske komunikacije. Kot pri drugih osebnih podatkih pa tudi tu velja, da lahko delodajalec v elektronsko pošto delavca poseže, če je to nujno potrebno za varovanje ljudi, premoženja, tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti. Kot rečeno pa mora pri teh posegih obstajati element nujnosti – podatke je treba pridobiti takoj, in element sorazmernosti, kar pomeni, da se v elektronsko pošto lahko poseže le, če za zavarovanje ljudi, premoženja, poslovnih skrivnosti ali tajnih podatkov ni na voljo milejšega ukrepa.

Glede na navedeno imamo glede elektronskega naslova več različnih položajev, pri katerih mora delodajalec vedno upoštevati že omenjena načela. Če vzamemo primer upokojitve, je jasno, da poseg v vsebino elektronskega predala ni upravičen. Povsem zadostno bi namreč bilo, da delodajalec delavcu naloži, naj preda posle, vsa relevantna elektronska sporočila posreduje sodelavcem, strankam pa sporoči, na koga naj se v prihodnje obračajo. V določenih primerih bo pregled elektronske pošte, ob npr. odpovedi iz krivdnega razloga, upravičen zaradi zavarovanja poslovnih skrivnosti, pri večini odpovedi pa bo delodajalec imel verjetno na razpolago ukrepe, ki bodo manj posegli v delavčevo zasebnost. Enako velja za smrt ali nenadno odsotnost delavca. Pregled elektronske pošte bo dovoljen le, če bo nujen in sorazmeren.

Drugo vprašanje je, kaj storiti z elektronskim naslovom delavca, ki ni več zaposlen v podjetju. Ob tem ločimo generične elektronske naslove (npr. info@firma.si), do katerih ima verjetno dostop več sodelavcev in ki so urejeni z notranjimi akti podjetja. Teh elektronskih naslovov ni treba zapirati ali spreminjati. Druga vrsta so elektronski naslovi, ki so v takšni obliki, da se lahko preko njih posameznika določi, ali je na podlagi njih določljiv (npr. janez.novak@firma.si, novak@firma.si, jnovak@firma.si). Takšnega naslova delodajalec po odhodu delavca ne sme več aktivno uporabljati, saj se tak naslov šteje za osebni podatek delavca in bi se z njegovo uporabo neka druga oseba predstavljala kot bivši zaposleni. Ker lahko tak elektronski račun vsebuje tudi osebno ali pomembno pošto, tudi ni primerno, da se, brez soglasja bivšega delavca, zapre in izbriše. Zato je najprimernejši ukrep, da se vzpostavi avtomatski odzivnik, ki pošiljatelja napoti na ustreznega delavca.

Matija Drmota, služba pravne pomoči ZSSS

Imate tudi vi kakšno vprašanje? Pišite nam na info@zsss.si in odgovorili vam bomo. Ne pozabite pa niti na naš časopis Delavska enotnost (uredništvo je dosegljivo na de@sindikat-zsss.si), ki vsakih 14 dni prinaša najboljše pravne nasvete in druge informacije o sindikalnem delu in boju. Naročite se in berite!

Še niste članica ali član sindikata?

Preberite razloge za včlanitev, izberite svoj sindikat in se včlanite!